آخرین مهلت پلمپ دفاتر 1402

پلمپ دفاتر قانونی یکی از مهم‌ترین اقدامات فعالان اقتصادی در پایان هر سال مالی است. زیرا ثبت رویدادهای مالی و حسابداری جز در دفاتر قانونی پلمپ شده در هیچ دفتر دیگری از نظر سازمان مالیاتی پذیرفته نیست. از این رو درخواست دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر در مهلت مقرر از اهمیت زیادی برخوردار است.

آخرین مهلت پلمپ دفاتر 1402 پایان اسفند ماه سال 1401 است. بهتر است برای اینکه در زمان اجرای وظایف حساس و وقت گیر انتهای سال دغدغه کمتری داشته باشید، هر چه سریع‌تر نسبت به ثبت نام دفاتر قانونی 1402 و پلمپ دفاتر تجاری اقدام نمایید.

پلمپ دفاتر قانونی به چه معناست؟

بر اساس ماده 6 قانون تجارت، کلیه اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی گروه اول موظفند، اطلاعات مالی و حسابداری خود را در دفاتر مورد تایید سازمان مالیاتی ثبت و نگهداری نمایند. این دفاتر همان دفاتر روزنامه و کل هستند؛ اما باید قبل از اینکه چیزی داخل آن نوشته ‌شود، به تایید سازمان مالیاتی رسیده و توسط سازمان ثبت شرکت‌ها پلمپ شوند.

پلمپ دفاتر روزنامه و کل با شماره‌گذاری تمامی صفحات، درج شماره ثبت شرکت و مهر اداره ثبت شرکتها انجام می‌شود.

دانستنی

پلمب مُهر سربی کوچک سوراخ‌داری است که بعد از بستن در جایی یا چیزی با نخ به آن وصل می‌کنند؛ تا از دست‌خوردگی در امان بماند. در اصطلاح عامه به جای کلمه “پلمب” از کلمه “پلمپ” استفاده می‌شود.

اهمیت دریافت دفاتر قانونی پلمب

پلمب یا پلمپ دفاتر تجاری جهت شفافیت مالیاتی کسب و کارها انجام می‌شود. اهمیت دریافت دفاتر حسابداری پلمپ شده به اندازه‌ای است که فعالان اقتصادی موظفند بلافاصله پس از ثبت شرکت، نسبت به ثبت نام دفاتر مالیاتی و پلمپ آن اقدام نمایند.

نکاتی در مورد اخذ پلمپ دفاتر تجاری شرکتهای بدون فعالیت

برخی صاحبان کسب و کارها پس از تاسیس شرکت، تصور می‌کنند تا زمانی که فعالیت اقتصادی مجموعه رسما آغاز نشده، نیازی به تهیه و پلمپ دفاتر شرکت و انجام اقدامات مالیاتی نیست؛ یا در مواردی که یک شرکت در یک سال مالی فعالیتی ندارد، مدیران با تصور اینکه این روند ادامه دارد، برای سال مالی بعد نیز درخواست پلمپ دفاتر قانونی خود را ثبت نمی‌کنند. این تصورات کاملا اشتباه است. بهتر است بدانید که:

  • حداکثر پس از گذشت 2 ماه از تاسیس شرکت (ثبت شرکت در اداره ثبت شرکتها) باید نسبت به پلمپ دفاتر قانونی اقدام نمود.
  • عدم فعالیت شرکت برای عملکرد سال گذشته مورد پذیرش است و نمی‌توان نسبت به آینده یا سال مالی بعد ادعای عدم فعالیت نمود.
  • شرط پذیرش عدم فعالیت یک شرکت تازه تاسیس، ثبت نام در سامانه و تشکیل پرونده در سازمان مالیاتی است؛ بدون تشکیل پرونده ادعای عدم فعالیت جهت رفع تکالیف مالیاتی بی‌معنی است.
  • مهلت اعلام عدم فعالیت برای عملکرد یک سال مالی، 4 ماه پس از پایان آن سال مالی (در سال مالی بعدی) است؛ در صورت عدم اعلام یا تاخیر در اعلام عدم فعالیت، شرکت مشمول پرداخت جرایم مالیاتی می‌شود.
  • جهت اعلام عدم فعالیت شرکت در یک سال مالی، تسلیم دفاتر مالی و اظهارنامه عدم فعالیت در سال مالی بعد ضروری است؛ پس در هر سال دفاتر مالی شرکت را در زمان پلمپ دفاتر تهیه نمایید.

برای مثال عدم فعالیت سال 1400 ( اول فروردین تا آخر اسفند 1400) تا 31 تیر ماه 1401 و با تسلیم دفاتر مالی و اظهارنامه مالیاتی عدم فعالیت شرکت انجام می‌شود.

  • اعلام عدم فعالیت شرکت به صورت سالیانه انجام می‌شود.
  • در صورتی که شرکتی در سال عملکرد فعالیتی نداشته باشد، تمامی اقلام ترازنامه‌ای که از سال‌های قبل ثابت بوده و مانده دارند، مثل حساب سرمایه و … را در دفاتر قید نماید؛ تا سفید بودن دفاتر تحویلی موجب رد شدن آنها نشود.

مهلت دریافت دفاتر پلمپ

کلیه اشخاص مشمول دریافت دفاتر قانونی موظفند درخواست دریافت دفاتر قانونی پلمپ شده خود را تا پایان اسفند ماه سال قبل به سازمان ثبت شرکت‌ها ارسال نمایند. در صورتی که این اشخاص در مهلت مقرر درخواست خود را در سامانه پلمپ دفاتر قانونی ثبت ننمایند، هزینه‌های آنها پذیرفته نبوده سازمان مالیاتی، مالیات آنها را به صورت برآوردی محاسبه و مطالبه خواهد نمود.

از آنجا که هر چه در سال مالی جلوتر می‌رویم تکالیف و دغدغه‌ها بیشتر می‌شود، بهتر است درخواست دریافت دفاتر قانونی پلمپ را برای روزهای پایانی سال قرار ندهید و در اولین فرصت درخواست خود را ثبت نمایید.

کاربرد دفاتر پلمب مالیاتی

دفاتر پلمپ تجاری دو کاربرد اصلی دارند:

  • انجام امور و تکالیف مالیاتی نظیر تاییدیه اظهارنامه مالیاتی، دریافت مفاصاحساب و یا کد اقتصادی
  • دریافت کارت بازرگانی برای اشخاص حقیقی و حقوقی

مراحل پلمپ دفاتر قانونی

در گذشته مودیان برای درخواست و پلمپ دفاتر قانونی موظف بودند به صورت حضوری به اداره ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه و برای دریافت دفاتر پلمپ درخواست ثبت نمایند. اما در سال‌های اخیر با توجه به الکترونیکی شدن کلیه سامانه‌ها، ثبت نام پلمپ دفاتر نیز به صورت الکترونیکی و از طریق سامانه پلمپ دفاتر قانونی انجام می‌شود. جهت ثبت نام در سایت پلمپ دفاتر قانونی برای پلمپ دفاتر قانونی 1402 باید مراحل زیر را طی نمایید:

  • تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی 1402
  • ارسال مدارک پلمپ دفاتر تجاری برای اداره ثبت شرکتها
  • پرداخت هزینه پلمپ دفاتر

تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی

ثبت درخواست برای دریافت دفاتر پلمپ مالیاتی، معادل تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری است؛ مراحل تکمیل و ثبت این اظهارنامه به صورت زیر است:

1- مراجعه به سایت سازمان اسناد و املاک کشور، انتخاب گزینه “پذیرش اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی” در بخش “میز خدمات الکترونیک” و یا مراجعه مستقیم به آدرس https://irsherkat.ssaa.ir/

2- شخصیت متقاضی پلمپ دفاتر را انتخاب نمایید.

نکته: با انتخاب هر یک از گزینه‌های موجود (حقیقی و یا حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکتها، حقوقی در غیر مرجع ثبت شرکتها، شعبه حقوقی مرجع ثبت شرکتها) اطلاعات مورد نیاز متفاوت خواهد بود. ثبت اطلاعات نادرست موجب رد درخواست ثبت نام دفاتر پلمپ می‌شود.

3- سپس به ترتیب کلیه اطلاعات مورد نیاز را تکمیل نموده به مرحله بعد بروید؛ این اطلاعات عبارتند از:

  • اطلاعات مربوط به سال مالی: نوع تقویم مالی، شروع سال مالی، شروع ماه مالی و شروع روز مالی
  • اطلاعات هویتی متقاضی: تابعیت متقاضی و شناسه ملی
  • اطلاعات ارتباطی متقاضی: شماره تلفن همراه و شماره تلفن ثابت

! نکته

1-در مورد اشخاص حقیقی متقاضی دریافت دفاتر مالیاتی پلمپ، اطلاعات کامل‌تری نظیر اطلاعات روی کارت ملی، نام تجارتخانه و اطلاعات حوزه ثبتی تجارتخانه مورد نیاز است.

2- در مواردی که متقاضی اخذ دفاتر پلمپ، شخصیت حقیقی و یا شخصیت حقوقی ثبت شده توسط غیر از مرجع ثبت شرکتها باشد، تکمیل آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده ضروری است. از آنجا که دفاتر صرفا در آدرس ثبت شده متقاضی تحویل داده می‌شود، تکمیل دقیق اطلاعات این بخش الزامی است.

تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی
مراحل تکمیل و ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری

4- اشخاص حقوقی در مرحله بعد باید اطلاعات ثبت شده خود را بررسی و تایید نمایند؛ در غیر این صورت برای اصلاح اشتباهات به حوزه ثبتی خود مراجعه نمایند.

5- پس از تکمیل و تایید کلیه اطلاعات، شماره پیگیری برای شما نمایش داده می‌شود.

6- در این مرحله اشخاص حقوقی باید اطلاعات دیگری را به شرح زیر تکمیل و تایید نمایند:

  • سمت تکمیل کننده اظهارنامه؛ این شخص باید یکی از اعضای هیئت مدیره شرکت باشد.
  • معرفی کلیه اعضای هیئت مدیره همراه با کلیه اطلاعات هویتی و محل اقامت آنها
  • تعریف سمت هر یک از اعضای هیئت مدیره، زمان پذیرش سمت مربوطه و مدت زمان تصدی سمت و همچنین وضعیت حدود امضای او

7- پس از تکمیل کلیه اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی و حقوقی، باید نوع دفتر مورد نظر، تعداد جلدهای دفتر مالیاتی مورد نیاز و تعداد صفحات آن را ثبت نمایید.

نکته: برای هر یک از دفاتر کل و روزنامه و یا دفاتر خاص مورد نیاز کسب و کار باید به صورت مجزا فرم درخواست دفاتر پلمپ را تکمیل و ارسال نمایید.

8- در آخرین مرحله قبل از ارسال مدارک، باید صحت درخواست خود را تایید نمایید. این کار با کلیک بر “تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز” انجام می‌شود.

ارسال مدارک پلمپ دفاتر تجاری برای اداره ثبت شرکتها

1- اینک مودی باید موارد زیر را به صورت فیزیکی برای اداره ثبت شرکتها ارسال نماید:

  • اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی که از سوی شخص متقاضی دفاتر مهر و امضا شده است
  • مدارک مورد نیاز جهت دریافت دفاتر پلمپ شده (که در ادامه ذکر می‌شوند)

2- با ارسال مدارک کد پیگیری برای تلفن همراه متقاضی ارسال می‌شود.

ارسال مدارک پلمپ دفاتر تجاری برای اداره ثبت شرکتها
با ارسال مدارک کد پیگیری برای تلفن همراه متقاضی ارسال می‌شود.

پرداخت هزینه پلمپ دفاتر

1- برای پیگیری پرداخت هزینه پلمپ دفاتر دوباره وارد سایت پلمپ دفاتر شوید؛ وارد بخش “پلمپ دفاتر” شوید و کد پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را ثبت نمایید. اینک روی گزینه “پذیرش نهایی” کلیک کنید.

2- در اداره ثبت شرکتها، کارشناس مربوطه مدارک ارسالی را بررسی و در صورت تایید، مجوز پرداخت وجه و دریافت دفاتر پلمپ برای متقاضی صادر می‌شود.

3- در آخرین مرحله، متقاضی با ورود به سامانه وجه مورد نظر را پرداخت می‌کند.

به این ترتیب اداره پست، دفاتر پلمپ شده را در آدرس درج شده در سامانه به مودی تحویل می‌دهد.

مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر قانونی

مدارک مورد نیاز برای دریافت دفاتر پلمپ، بر اساس شخصیت متقاضی عبارت است از:

مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر برای اشخاص حقیقی

  • کپی کارت ملی و شناسنامه شخص حقیقی
  • کپی پروانه کسب (یا هر مجوز موید قانونی بودن فعالیت اقتصادی مودی)
  • پرینت اظهارنامه پلمپ تکمیل شده با مهر و امضای متقاضی
  • وکالت نامه معتبر (در صورت استفاده از وکیل یا نماینده حقوقی)

مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر برای اشخاص حقوقی

  • کپی کارت ملی و شناسنامه مدیر عامل
  • مهر شرکت
  • کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت
  • کپی روزنامه تاسیس شرکت
  • اصل وکالتنامه یا معرفی‌نامه برای وکیل یا نماینده دریافت پلمپ دفاتر قانونی
  • پرینت اظهارنامه پلمپ تکمیل شده با مهر و امضای متقاضی

نمونه فرم گواهی پلمپ دفاتر

گواهی پلمپ دفاتر، نامه‌ای است که اداره ثبت شرکتها به درخواست متقاضی برای ارائه به نهاد یا ارگان خاصی صادر می‌شود؛ نمونه این فرم را در ادامه مشاهده می‌کنید.

نمونه فرم گواهی پلمپ دفاتر
نمونه فرم گواهی پلمپ دفاتر

جریمه عدم پلمپ دفاتر قانونی

بر اساس ماده 193 ق.م.م در صورتی که مودیانی که موظف به ارائه دفاتر قانونی هستند، دفاتر خود را ارائه نکنند، معادل 20% مالیات متعلق جریمه خواهند شد. جریمه رد دفاتر قانونی نیز معادل 10% مالیات متعلق خواهد بود.

همچنین بر اساس آیین نامه اجرایی ماده 95 ق.م.م، تاخیر بیش از 15 روز در پلمپ دفاتر منجر به رد دفاتر قانونی خواهد شد؛ در نتیجه جریمه تاخیر در پلمپ دفاتر قانونی نیز معادل 20% مالیات محاسبه شده خواهد بود.

مدت نگهداری دفاتر قانونی

بر اساس ماده 13 قانون تجارت، نگهداری اسناد و دفاتر قانونی حداقل تا 10 سال الزامی است.

پیگیری پلمپ دفاتر قانونی

متقاضی پس از تکمیل اظهارنامه خود، جهت استعلام پلمپ دفاتر قانونی می‌تواند با مراجعه به سامانه ثبت اسناد و املاک کشور و انتخاب گزینه “پیگیری درخواست” وضعیت درخواست پلمب دفاتر خود را بررسی نماید.

پیگیری پلمپ دفاتر
متقاضی پس از تکمیل اظهارنامه می‌تواند وضعیت دفاتر خود را پیگیری نماید

نکات و خطاهای رایج در پلمپ دفاتر قانونی

در ادامه چند نکته مهم که در زمان پلمب دفاتر قانونی با آن روبه‌رو خواهید شد، اشاره می‌کنیم:

مهم‌ترین علل رد درخواست پلمپ دفاتر

گاهی اوقات درخواست پلمپ دفاتر قانونی تایید نمی‌شود. از مهم‌ترین دلایل رد درخواست می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

  • انقضای مهلت قانونی ثبت درخواست پلمپ دفاتر تجاری
  • ناقص بودن مدارک ارسالی مودی برای اداره ثبت شرکتها
  • عدم پرداخت هزینه پلمپ دفاتر قانونی

خطای نامعتبر بودن کد پستی

اگر هنگام مراحل انجام پلمپ دفاتر به پیغام نامعتبر بودن کدپستی برخورد نمودید، باید به سامانه جامع ثبت شرکتها مراجعه نمایید؛ سپس نسبت به تنظیم صورتجلسه صحیح به منظور اعلام رسمی آدرس دقیق همراه با کدپستی معتبر اقدام نمایید.

هزینه پلمپ دفاتر قانونی

مبلغ قابل پرداخت برای پلمپ دفاتر بر اساس نوع دفتر قانونی مورد نظر، تعداد سفارش دفاتر قانونی و تعداد صفحات این دفاتر در هر سال متفاوت است.

البته به قیمت دفاتر سفارش داده شده، هزینه‌های دیگری مانند هزینه پست کردن مدارک به اداره ثبت شرکتها نیز اضافه می‌شود.

تفاوت پلمپ دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر تجاری

دفاتر قانونی همان دفاتر تجاری هستند؛ به همین ترتیب نحوه پلمپ دفاتر قانونی با پلمپ دفاتر تجاری هیچ تفاوتی ندارد.

تعداد دفعات مجاز برای ثبت درخواست دفاتر پلمپ

کلیه اشخاصی که موظف به ارائه دفاتر قانونی پلمپ هستند، در صورتی که طی سال به علت تمام شدن دفاتر نیاز به دفتر جدید باشد، می‌توانند نسبت به ثبت درخواست برای دفاتر جدید با رعایت شرایط زیر اقدام نمایند (با رعایت مفاد آیین نامه اجرایی ماده 95 ق.م.م):

  • درج تعداد و مشخصات دفاتر دریافتی در هر سال مالی در اظهارنامه مالیاتی
  • الصاق دفعات ارائه دفاتر بر روی دفاتر

نکته

باید دقت نمود که تاریخ تحریر تراکنش‌های مالی اشخاص با تاریخ پلمب دفاتر دریافتی همخوانی داشته باشد.

نامه‌ای از اداره امور مالیاتی جهت ارائه دفاتر قانونی!

همان گونه که در ابتدای مطلب اشاره شد، یکی از مواردی که نیازمند ارائه دفاتر تجار پلمپ شده است، برای استفاده از کارت بازرگانی است. برای درک اهمیت این مورد به رویداد زیر از زبان آقای حاجی محمدی توجه کنید:

“یکی از روزهای تیرماه ماه بود، همکارم اطلاع داد خانمی می‌خواهد با بنده جلسه داشته باشد؛ پرسیدم چه سمتی دارند؟ گفتند نه حسابدار هستند و نه مدیر شرکت! بلکه کارمند اداری دانشگاه هستند.

این خانم نامه‌ای را به من نشان داد که از طرف سازمان امور مالیاتی صادر شده بود و طی آن از ایشان برای ارائه دفاتر قانونی درخواست شده بود. از ایشان پرسیدم شما فعالیت تجاری یا کارت بازرگانی دارید؟ پاسخ داد بله؛ ولی خودم با آن کار نمی‌کنم؛ برادر و پدرم با آن تجارت کفش از کشور امارات و عراق را انجام می‌دهند. پرسیدم الان کجا هستند؟ گفتند دبی دفتر دارند.

واقعا خنده دار بود، پدر و برادر از منافع کارت بازرگانی این خانم استفاده کرده‌اند بدون اینکه اقدامی برای امور قانونی و مالیاتی آن انجام دهند. حالا وقت رسیدگی به دفاتر دارنده کارت بازرگانی رسیده بود. به او گفتم که شما با داشتن کارت بازرگانی پرونده مالیاتی دارید و موظف به پلمپ دفاتر و ارائه آن طبق اسناد واردات و صادرات هستید. بنده خدا شوکه شد و رنگش پرید. زیرا این خانم حتی اگر از این موضوع اطلاع داشت، نمی‌توانست دفتری به سازمان ارائه دهد! چون از رویدادهای مالی فعالیت پدر و برادرش مطلع نبود.”

این اتفاق به ما هشدار می‌دهد که اگر امکانی در اختیار داریم، باید به تکالیف قانونی آن نیز توجه کنیم؛ اگر ثبت شرکت می‌کنیم و یا از مزایای کارت بازرگانی استفاده می‌کنیم، باید به دستورالعمل‌های سازمان مالیاتی برای تکالیف مالیاتی نیز دقت کنیم.

 

اگه این نوشته مفید بود براتون امتیاز بدین
برای مشاوره رایگان تماس بگیرید